Komplexní systém pro logistiku ve společnosti Selectra

ERP systémy většinou nesplňují dostatečně potřeby skladového nebo dopravního provozu tak dobře, jak to dokáží specializované systémy. Oproti tomu specializované systémy většinou nepokrývají administrativní činnost spojenou s realizací zakázek. Využívá se proto spojení obou. Ojedinělá je situace, kdy implementátor je toto spojení schopen dodat jako funkční celek. Podařilo se to ve firmě Selectra.

Společnost Selectra, zaměřená na mezinárodní a vnitrostátní zasilatelství, logistiku a související služby, v minulosti využívala na míru připravený a mnohokrát upravovaný spediční program. Tento systém však neumožňoval komunikaci se souvisejícími oblastmi – účetnictvím a CRM. Spedice, účetnictví a CRM totiž tvořily tři různé systémy na třech různých platformách, což znamenalo obtížné dohledávání a přenášení dat, práce navíc pro účetní apod.

Nespokojenost vedení firmy s tímto stavem vyústilo v rozhodnutí vybrat a implementovat jednotný podnikový informační systém, který by pokryl potřebné administrativní oblasti, ale zároveň i zajistil plánování a řízení dopravy, sledování pohybu zásilek a obstaral komunikaci s klienty. Cílem se tak současně stalo zvýšit komfort služeb poskytovaných zákazníkům (možnost sledování zakázek a přístup přes webové rozhraní, informace v reálném čase).

„S ohledem na rozvoj společnosti a posílení jejího postavení na trhu spedičních služeb jsme se rozhodli pro řešení BIZ4Logistics od společnosti NAVISYS z důvodu komplexnosti a dobře zvládnutého oborového řešení pro spedice s propojením na web portál," říká Michal Tupec, jednatel společnosti Selectra. BIZ4Logistics včetně funkce webového portálu byl implementován spolu s ERP systémem Microsoft Business Solution – Navision 4.0 (dnes označovaného jako Microsoft Dynamics NAV).

Oborové řešení BIZ4Logistics je postaveno právě na platformě informačního systému Microsoft Dynamics NAV. Došlo tak k propojení robustního ERP systému a specializovaného řešení vypracovaného na míru potřebám a požadavkům spedičních firem. Řešení BIZ4Logistics zajišťuje například plánování a realizaci přeprav, plánování řidičů a jejich směn, plánování servisu vozidel, sledování a vyhodnocování přeprav, výpočet mýta, controlling, optimalizaci rozvozů a tras. K těmto specifickým procesům typickým zejména pro logistické firmy se přidávají další oblasti, jako například personalistika, mzdy nebo účetnictví, které však právě ty řeší Microsoft Dynamics NAV.

„Do systému je tak možné integrovat nejrůznější technologie, ať už se jedná o Microsoft BizTalk, který používáme, nebo třeba mapové podklady Map&Guide. Systém lze integrovat s webovým portálem nebo třeba využívat Microsoft SharePoint pro správu firemní dokumentace s přímou vazbou na centrální informační systém společnosti,“ dodává Michal Tupec.

Základní část systému byla implementována za čtyři měsíce

Oborové řešení BIZ4Logistics bylo pro logistickou společnost dodáno s minimálními úpravami. Ty se týkaly například vzhledu sestav. Další úpravy byly spojeny se specifickou strukturou řízení firmy např. sdílení dat mezi dceřinou společností a centrálou – byly vyvinuty funkčnosti pro obchodní jednání, řízení a vyhodnocování příležitostí.

Implementace takto komplexního řešení samozřejmě není záležitostí na tři týdny podnikové dovolené. Proto byl celý projekt rozplánován do tří fází. V první fázi byl implementován informační systém jako celek včetně oborového řešení BIZ4Logistics. „Tento proces jsme zvládli za zhruba čtyři měsíce a dá se říct, že vše proběhlo bez závažnějších problémů,“ uvádí Miroslav Šmeral, senior konsultant BIZ4Logistics společnost NAVISYS. „Jako při většině projektů však vznikly komplikace s migrací dat z původních systémů. NAVISYS se zde podílel na přípravě databázových dotazů a na analýze výstupu. Pokud určitá data nebyla z původního systému ve správných strukturách, byly provedeny určité korekce. Proto bylo nutné přizpůsobit interní importní algoritmy.“

Zkušený implementátor vše zvládl, a tak byly informačním systémem pokryty obchodní a logistické procesy, včetně plánování a řízení dopravy. Do systému jsou zaváděny všechny objednávky zákazníků, přičemž každá objednávka má určitý stav logistiky (plán, potvrzená objednávka, tranzit, dokončený tranzit apod.). Zpracovávání výsledků probíhá v reálném čase podle různých náhledů ve více pobočkách a společnostech. „Při velkých měsíčních počtech zásilek (až 2000) je třeba získávat rychlý přehled například o tom, kolik objednávek nemáme ještě pokryto vozem, za kolik peněz je hodnota objednávek v dokončeném tranzitu, jaký se předpokládá počet ujetých kilometrů dle plánu a podobně,“ upozorňuje Michal Tupec.

Před vlastní fakturací pak dochází k vyhodnocení každé přepravy. Tato data jsou poté využita pro statistiku z pohledu kvality, reklamací, spolehlivosti dodavatele apod. Vyfakturované zásilky se pak ihned promítnou v účetnictví a připravených analytických nástrojích.

Dispečer může avizační zprávy sám konfigurovat

Významnou funkční oblast základního řešení představuje také sledování průběhu dopravy. K tomu je jako nástroje využito napojení na mobilní jednotku ve vozidle. Sběr dat z vozu a sledování GPS pozicí patří již k běžným řešením. Přidanou hodnotu řešení ve společnosti Selectra lze hledat v komunikaci s řidičem, která může být do velké části automatizována a v dispečerském systému předpřipravena pomocí šablon. Tato komunikace vyžaduje zvýšené nároky na hardware ve vozidle i na řidiče. Aby měl řidič ovládání komunikačního zařízení co nejjednodušší, připravuje firma pomocí šablon komunikace a automatizace prostředí tak, aby měl co nejméně starostí s vyplněním požadovaných údajů. Výsledkem je, že na většinu úkolů stačí řidiči pouze potvrdit jedním stisknutím.

Všechny údaje zadané nebo potvrzené řidičem v terminálu jsou přenášeny on-line do informačního systému. Na základě nastavení jsou pak dispečerovi zasílány notifikační zprávy. Sám dispečer si může nastavit, zda chce tyto zprávy zasílat, jakou formou a v jaké hodiny. Např. v odpoledních hodinách, kdy bude končit jeho pracovní doba a ví, že má na cestě pouze několik kritických vozidel, připraví si vhodný filtr na tato vozidla a aktivuje notifikaci formou SMS na svůj mobilní telefon. Dispečer je tak okamžitě informován o změnách ve statutu vybraných zásilek.

Zprávy mohou putovat také směrem k zákazníkům, a to formou automatické avizace pomocí e-mailů. Hlásit lze SPZ, dojezd na nakládku, vykládku nebo jiné stavy zásilky.

BizTalk usnadnil komunikaci s klíčovým klientem

V následujících měsících byla nastartována druhá fáze: ekonomická výměna dat s klíčovým zákazníkem Selectry. Jednalo se o již zmíněnou technologii Microsoft BizTalk, která umožňuje propojit na dálku dva rozdílné informační systémy. „V praxi to znamená, že faxová zpráva objednávky byla nahrazena elektronickou zprávou. Ta je po zpracování a transformaci z původní zprávy zapsána přímo do systému,“ objasňuje Miroslav Šmeral. Zákazník odešle prostřednictvím BizTalk nákupní objednávku a dispečerovi dodavatele se tato objednávka objeví v systému jako prodejní. Dispečer v systému zpracuje a elektronicky opět odešle potvrzení objednávky přímo do systému obchodního partnera.

V třetí fázi byl spuštěn webový portál pro zákazníky firmy Selectra. Zákazníci na něm mohou odkudkoli sledovat realizaci své zakázky, vidí například, kdy kamion s jejich zbožím překročil hranice, kde se právě pohybuje apod. Klienti mají přehled o své zakázce v různých stádiích přepravy podle toho, jak je pro ně přeprava důležitá, třeba z hlediska času dodání k odběrateli. Přihlášený uživatel má také přehled o aktivních destinacích, které má se svým přepravcem „smluvně“ dohodnuty. Systém umožňuje prohlížení všech potřebných detailů destinací a objednávání na základě definovaných destinací další přepravy. Objednané přepravy jsou on-line přenášeny do informačního systému přepravce. Dochází tak k významné úspoře času a odstraňují se chyby vzniklé např. při vystavení písemné objednávky a jejím ručním přepisu z faxové kopie. Webový portál je plně integrován s datovou základnou a business logikou informačního systému. Rozšiřuje se tak portfolio služeb, které společnost Selectra nabízí a přináší jí nespornou konkurenční výhodu.

Výsledky a přínos pro firmu

Zavedení Microsoft Dynamics NAV a vertikálního řešení BIZ4Logistics naplnilo představy managementu společnosti Selectra o moderním a dynamickém IS, který pokrývá všechny podnikatelské aktivity společnosti, umožňuje efektivní řízení a zvyšuje komfort pro zákazníky. Výhoda spojení obou systémů spočívá především ve sloučení všech činností do jednoho IS bez nutnosti převádět data z jednoho systému do druhého (minimalizace chybovosti) a poskytnutí různých pohledů na data v reálném čase. Využití sdílených databází pro jednotlivé činnosti pak zabránilo vytváření duplicit při pořizování dat.

Použití moderních informačních systémů usnadnilo firmě Selectra další růst a zlepšilo komunikaci v rámci společnosti a s obchodními partnery. „Díky systému můžeme dokonce i připravovat jednotlivé marketingové kampaně, vytvářet příležitosti ke konkrétním stávajícím i potencionálním zákazníkům, včetně nastavení aktivit a z nich vyplývajících úkolů. Tato součást umožňuje i sledování nákladů na jednotlivé kampaně a jejich následné vyhodnocení z hlediska nákladů a úspěšnosti,“ říká Michal Tupec.

Na místě je zmínit i vyhodnocování efektivnosti jednotlivých procesů, doprav, pracovníků i ve vazbě na kvalitu poskytovaných služeb, vyhodnocení spolehlivosti externích dodavatelů.

Každopádně však vrostla produktivita dispečerů, odpadlo mnoho časově administrativní práce, klesla také chybovost při zadávání dat. Systém je mnohem lépe zabezpečen; oprávnění jsou definována na jednotlivé uživatele pro různé části aplikace.

A čím byla zakázka zajímavá pro implementátora? „Společnost Selectra se liší celkovým přístupem vedení k moderním informačním nástrojům a jejich integrace do vlastních procesů. Management se nebojí investovat do informačních technologií a dalších vylepšení svého již dobře fungujícího systému,“ uzavírá Miroslav Šmeral.